Sähköpostit kuntoon englanniksi – tervehdi, aloita ja lopeta oikein

Englanninkieliset sähköpostit eivät pohjimmiltaan eroa kovinkaan paljon suomenkielisistä sähköposteista. Onnistuneen sähköpostiviestinnän ohjenuora tiivistyy kielestä riippumatta sanomaan, selkeyteen ja sävyyn.

Kiinnitä siis viestiä naputellessasi huomiota siihen, että viestit asiastasi selkeästi. Älä pakota lukijaa analysoimaan rivien välejä tai googlaamaan perustietoja. Huomaa myös, että sanomasi menee todennäköisimmin tehokkaasti perille, kun viestin sävy on ystävällinen ja kohtelias.

Erojakin kuitenkin on. Englanninkielisessä viestinnässä ollaan nimittäin tarkempia muoto- ja tyylivaatimuksista. Niiden laiminlyöminen antaa lähettäjästä helposti aggressiivisen, huolimattoman tai jopa vähän yksinkertaisen vaikutelman – ei hyvä. Siksi englanninkielisissä sähköposteissa onkin syytä noudattaa kiltisti tuttuja rakenteita ja vakiintuneita ilmauksia: kun tervehdys, aloitus ja lopetus ovat kohdillaan, menee viestin sanomakin parhaiten perille.

Ole erityisen tarkkana vakiintuneiden käytänteiden noudattamisen kanssa, kun kirjoitat ensimmäistä kertaa uudelle yhteyshenkilölle, unelma-asiakkaalle, mahdolliselle yhteistyökumppanille tai vaikkapa asiaasi hoitavalle viranomaiselle.

Seuraavien konventioiden noudattaminen pelastaa pahimmilta mokilta. Muodollisuuden osalta englanniksi viestiessä kannattaa ottaa aina aluksi varman päälle ja valita se virallisempi vaihtoehto. Kun olette viestitelleet jonkin aikaa ja keskustelukumppani siirtyy rennompaan tyyliin, voit mainiosti seurata tämän esimerkkiä.

1. Tervehdys

Englanninkielinen sähköpostiviestintä on lähtökohtaisesti muodollisempaa kuin suomenkielinen. Älä siis aloita viestiä uudelle kontaktille hihkaisemalla ”Hello, Kate!”, vaikka suomeksi ”Hei Kati” olisikin aivan käypä aloitus.

Varsinkin ihka ensimmäisessä yhteydenotossa varmin valinta on kunnioittava lähestymistapa. Jos teet aloitteen ja lähestyt korkeassa asemassa olevaa henkilöä tai asiayhteys on muuten varsin virallinen, korrekti tervehdys on ”Dear Mr/Ms [sukunimi],”. Ms on nykykäytössä käypä ja neutraali titteli kaikille naispuolisille vastaanottajille näiden siviilisäädystä riippumatta.

Jos henkilön sukupuoli ei käy ilmi nimestä tai selviä pikaisella googlauksella, sopiva tervehdys on ”Dear [etunimi sukunimi],” eli vaikkapa ”Dear Ashley Walsh,”.

Huomaa muuten, että brittienglannissa ei käytetä pistettä lyhenteen jälkeen, mutta amerikanenglannissa käytetään. Brittejä lähestyessä muotoilu on siis ”Dear Mr Hopkins,” ja jenkkejä lähestyttäessä ”Dear Mr. Hopkins,”.

• Dear Mr Hopkins, (BrE)

• Dear Mr. Hopkins, (AmE)

• Dear Ashley Walsh,

Jos et tiedä yhteyshenkilön nimeä tai lähestyt vaikkapa viranomaista, sopivia avauksia ovat seuraavat:

• To whom it may concern,

• Dear Sir or Madam,

Näistä on helppo siirtyä käyttämään henkilön nimeä seuraavassa viestissä. Nimeä kannattaa ehdottomasti käyttää aina kun se on tiedossa, sillä se tekee viestinnästä henkilökohtaisempaa. Annat myös melko piittaamattoman kuvan itsestäsi, jos käytät yleisluontoista tervehdystä, vaikka vastaanottajan nimi olisi annettu yhteystiedoissa (tai se olisi muuten helposti selvitettävissä).

Kun jo tunnet henkilön tai hän on lähestynyt sinua ensin vastaavalla puhuttelulla, siirry käyttämään etunimeä:

• Dear Kate,

• Dear John,

Vaikka ”dear” voi muuten tuntua puhutteluna suomalaiseen korvaan helposti vähän turhan läheiseltä, tervehdyksessä se tarkoittaa tosiasiassa neutraalisti vain ”Hyvä Kate” eikä ”Rakas Kate”. Sen käyttöä ei siis kannata arastella.

Kun keskustelukumppanista on tullut hyvä tuttu, voi sähköpostin aloittaa englanniksikin ”Hello/Hi/Good morning, [etunimi]”. Tämä sopii hyvin muun muassa kollegoiden tai vakiintuneiden yhteistyökumppaneiden – ja tietenkin kavereiden – välisessä viestinnässä.

Huomaa muuten, että tässä versiossa tervehdyksen ja nimen väliin kuuluu kaikkien taiteen sääntöjen mukaan pilkku, sillä kyse on suorasta puhuttelusta. Epämuodollisessa viestittelyssä pilkku tippuu käytännössä kuitenkin usein pois. Seuraavat kaksi esimerkkiä ovat siis kielellisesti oikein, mutta kolmatta näkee jo melkeinpä eniten.

• Hello, Karl!

• Good morning, Erik.

• Hi Hanna,

Englanniksi on varminta lopettaa tervehdys pilkkuun, vaikka myös pilkuttamaton versio on käytössä sekä britti- että amerikanenglannissa. Amerikanenglannissa välimerkeillä voidaan viestiä myös virallisuusastetta: siinä tervehdys päättyy kaikkein virallisimmissa asiayhteyksissä kaksoispisteeseen.

• To whom it may concern:

• Dear Ms. Johnson:

Tämä kaksoispisteellinen versio ei kuulu virallisuutensa takia enää etunimipuhuttelun yhteyteen, vaan tosiaan vain niihin muodollisimpiin yhteyksiin. Brittienglannissa tervehdyksen päättäminen kaksoispisteeseen on tavatonta ja antaa lähettäjästä kehnon kuvan, joten käytä sitä vain, jos olet aivan varma siitä, miten vastaanottaja sen tulkitsee.

Jos lähetät sähköpostia useammalle ihmiselle, toimivia, joskin epämuodollisia aloituksia ovat muun muassa seuraavat:

• Dear all,

• Hi everyone,

Suosittelen lämpimästi pelaamaan varman päälle ja valitsemaan tervehdyksistä pilkutetun version, sillä se toimii kaikissa englannin varianteissa. Muista aloittaa sähköpostin ensimmäinen virke aina isolla alkukirjaimella, on tervehdyksesi mikä tahansa. Noudata valitsemaasi pilkutuslinjaa myös lopputervehdyksen kanssa: jos lopetat alkutervehdyksen pilkkuun, lopeta myös lopputervehdys pilkkuun.

Siis näin:

2. Viestin aloitus

Aloita varsinainen viesti kertomalla, mitä viestisi koskee ja miksi sen lähetät. Jos vastaat sinulle lähetettyyn viestiin, englanniksi on kohteliasta aloittaa kiitoksella.

• Thank you for your email about…

• Thank you for contacting me…

• Thanks for getting back to me…

• I’m writing to you about…

• I’m writing to you in reference to our phone call earlier today…

• Following our meeting on…

Tuttujen asiakkaiden kanssa viestin voi hyvin aloittaa myös kyselemällä kuulumisia.

• How are you?

• How’s business?

• How was your weekend?

• How was your trip?

• Did you have a good time in Denmark?

Huomaa aloituksissa muutama ero englannin varianttien välillä:

Päivämäärät

Jos mainitset aiemman yhteydenoton päivämäärän, muista, että päivämäärät järjestetään britti- ja amerikanenglannissa päinvastaiseen järjestykseen. Brittienglannissa sanottaisiin ”Following our meeting on 7 December…”, amerikanenglannissa ”Following our meeting on December 7…”. Tarkempia ohjeet päivämääräviidakossa suunnistamiseen löydät tästä blogikirjoituksesta.

Lomakuulumiset

Jos kyselet lomakuulumisia, huomaa, että amerikanenglannissa loma on ”vacation” ja brittienglannissa ”holiday”. Kun amerikkalaiset puhuvat holidaysta, he tarkoittavat esimerkiksi vapunpäivän kaltaista arkipyhää, josta brittienglannissa puhutaan tyypillisesti bank holidayna.

Sähköpostin nimi

Amerikanenglannissa on tavallista käyttää sanaa ”mail” tarkoittamaan sähköpostia. Brittienglannissa tämä puolestaan on harvinaista ja hyvin epämuodollista, joten sähköpostiviestiin viitattaessa kannattaa käyttää emailia, joka toimii myös amerikanenglanniksi.

Ja nimenomaan email eikä e-mail: suositeltu kirjoitusasu on nykyään jo lähes kaikissa arvostetuimmissa lähteissä yhdysmerkitön.

3. Itse asia

Nyt päästään vihdoin itse asiaan. Kerro siis seuraavaksi asiasi ja kysy tarvittavat kysymykset. Aloita tärkeimmällä asialla ja pidä viestisi ytimekkäänä.

Kirjoita selkeästi. Perussanastolla kirjoitettu virheetön viesti antaa paljon paremman kuvan kuin sivistyssanoilla brassailu – jolla on tapana mennä pieleen. Synonyymisanakirjan selailu vieraalla kielellä on vaarallista puuhaa, joten jätä se suosiolla ammattilaisille.

Jos haluat pelata varman päälle, kirjoita viesti Wordissa, jolloin oikolukutoiminto auttaa korjaamaan pahimmat kömmähdykset. Hyödynnä myös kielitaitoista kollegaa, jos sellainen on saatavilla.

Muista olla kohtelias: englannin taikasanat ”please” ja ”thank you” kuuluvat olennaisesti myös sähköpostiviestintään.

Please astuu kuvaan, kun pyydät jotain:

• Could you please send me…?

• Could you send me the invoice, please?

• Please take this into account when considering our offer.

Please kuuluu myös liitteestä kertomisen vakiofraasiin:

• Please find attached the revised article.

Kohtelias pyyntö voidaan muotoilla myös näin:

• Would you mind sending me….?

Muista myös kiittää vastapuolta.

• Thank you for considering us.

• Thank you for your email.

• Thanks for getting back to me.

• Thank you for your offer.

Älä kuitenkaan vedä pyytelyä ja kiittelyä överiksi. Rajansa kaikella – englanniksikin.

4. Lopetus

Sähköpostietikettiin kuuluu kohtelias lopetusvirke, jossa kiität vastaanottajaa ja viittaat jatkoon.

• I look forward to hearing from you.

• If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.

• Thank you for your help.

• I hope this has answered your questions.

• Please don’t hesitate to ask if anything is unclear.

• If you need any more information, please do not hesitate to contact me.

• Thanks in advance.

• Once again, please accept our apologies for any inconvenience caused.

Voit myös lopettaa sähköpostin hyvän viikonlopun toivotuksiin tai muihin ajankohtaisiin toivotuksiin.

• Have a good weekend.

• Have a relaxing trip.

• Have a wonderful holiday season.

Jos joudut kovasti miettimään, miten toivottaisit jotakin englanniksi, jätä ennemmin toivottamatta. Vaikkapa suomeksi tyypilliset joulunodotuksen toivotukset ovat kummallisia englanniksi, koska englanninkielisessä maailmassa ei toivotella joulunodotukseen liittyviä asioita, vaan vasta sitten joulua tai juhlakautta. Jouluntoivotuksista lisää täällä.

Epävirallisia loppukaneetteja voi käyttää sitten, kun vastapuoli on jo tosi tuttu. Silloin esimerkiksi joku seuraavista ajaa asiansa mainiosti.

• Cheers!

• Thanks!

• Later!

Näistä ”Cheers” on kutakuinkin ”Thank you in advance” epämuodollisesti. Kannattaa huomata, että se on käytössä erityisesti brittienglannissa ja vieraampi amerikanenglannissa.

5. Lopputervehdys

Lopputervehdys on se ”Ystävällisin terveisin” -pätkä ennen nimeä. Se kannattaa mätsätä tyyliltään yhteensopivaksi alkutervehdyksen kanssa.

Brittienglannissa on edelleen tarkat säännöt siitä, mitkä alku- ja lopputervehdyksen kuuluvat yhteen. Jos et tiedä lähettäjän nimeä vaan aloitat viestin joko ”Dear Sir or Madam,” tai ”To whom it may concern,”, lopeta se ”Yours faithfully,”. Jos taas tervehdit lähettäjää nimellä ja aloitat viestin ”Dear Ms Moore,”, lopeta se ”Yours sincerely”.

Amerikanenglannissa ”Sincerely yours,” tai pelkkä ”Sincerely,” käyvät kaikissa virallisemmissa asiayhteyksissä. Näitä taas ei juuri brittienglannissa käytetä.

Etunimivaiheessa lopputervehdyksen suhteen voi jo ottaa enemmän vapauksia. Sopivia vaihtoehtoja rapakon molemmin puolin ovat muun muassa seuraavat:

• Best regards,

• With warmest regards,

• Kind regards,

• Best wishes,

• All the best,

Näistä ”Best regards,” vastaa lähimmin suomen vakilopetusta ”Ystävällisin terveisin” – se on tavallisin lopputervehdys, kun kyse ei ole kovin virallisesta viestittelystä.

Viimeinen silaus: viimeistele viesti hyvällä allekirjoituksella

Muista, että englanniksi viestitellessä myös sähköpostin allekirjoituksen on syytä olla englanniksi. Varmista, että allekirjoituksessa on ainakin nämä:

• Lähettäjän nimi

• Organisaation nimi (ja suora linkki nettisivuille)

• Puhelinnumero

Kirjoita puhelinnumero kansainväliseen muotoon, niin vastaanottajan ei tarvitse nähdä vaivaa soittaakseen sinulle. Suomalaiset puhelinnumerot järjestellään kansainväliseen muotoon seuraavasti: +358 44 231 9729.

Haluatko lisää vinkkejä?